EKSPOSKALTIM.COM, Bontang - Masyarakat umum mungkin masih awam dengan istilah Depot Arsip. Lalu apa sih Depot Arsip itu?, dan untuk apa?, kita akan membahasnya disini.
Depot Arsip merupakan tempat, gedung atau ruang penyimpanan arsip yang dirancang dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap pelindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip.
Di Bontang sendiri, Depot Arsip berada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, di Jalan HM Ardans, Kelurahan Satimpo, Kecamatan Bontang Selatan.
Dari amatan media ini, di ruangan Depot Arsip, terdapat satu lemari arsip ukuran besar berwarna merah. Satu lemari besar berwana abu-abu. 2 lemari sedang berwarna merah dan abu-abu, serta satu lemari kecil berwarna cokelat.
Untuk yang sedang digunakan untuk menyimpan arsip video dan peta, sedangkan yang kecil dan tebuat dari kayu, digunakan untuk menyimpan foto. Jumlahnya sekitar ada lima lemari arsip. Seluruhnya tersimpan di lantai 2 Gedung DPK Bontang.
Dari informasi yang dihimpun, saat ini Depot Arsip menyimpan lebih dari 15 ribu arsip statis, baik berupa foto, video, maupun dokumen yang memiliki nilai sejarah.
“Arsip tersebut berasal dari seluruh OPD yang dikatakan permanen oleh CSA (Control Self Assesment) kemudian diserahkan Unit Kearsipan Dua (UK2) ke kami (Lembaga Kearsipan Daerah/LKD),” kata Siti Fatimah, Arsiparis DPK Bontang, Kamis (16/06/2022).
Fatimah menerangkan, ada dua jenis arsip yang dihasilkan oleh setiap OPD. Pertama arsip dinamis, dan yang kedua arsip statis. Jika arsip statis disimpan di Depot Arsip, sedangkan untuk arsip dinamis tersimpan di UK2 masing-masing OPD hingga dinyatakan permanen.
Arsip statis akan permanen jika telah sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Setiap arsip akan memiliki waktu masa simpan yang berbeda-beda. Arsip yang masih inaktif atau yang frekuensi penggunaannya telah menurunakan dikelola oleh UK2. Dan apabila sudah permanen baru akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) untuk disimpan di Depot Arsip.
“Untuk arsip yang dibawah 10 tahun masih menjadi tanggung jawabnya pencipta arsip, dalam hal ini perangkat daerah,” jelasnya.
Disinggung soal kapasitas Depot Arsip, Fatimah mengatakan saat ini kemampuan Depot Arsip masih terbatas untuk menampung seluruh arsip perangkat daerah Kota Bontang. Sejauh ini baru ada beberapa OPD saja yang menyimpan arsipnya di Depot Arsip.
“Depot Arsip ini idealnya berbentuk gedung. Saat ini kita hanya menggunakan ruangan. Sebab itu kemampuan daya tampungnya masih terbatas,” bebernya.
Fatimah berharap kedepan, wacana pembangunan Gedung Arsip yang dicanangkan DPK Bontang bisa segera terealisasi demi meningkatkan kapasatas tampung arsip, yang berimbas pada peningkatan pelayanan kepada masyarakat.
“Semoga Gedung Arsipnya segera terealiasi,” tandasnya.
Diberitakan sebelumnya, dalam kunjungan kerja Anggota Komisi I DPRD Bontang ke DPK Kota Bontang, salah satu yang menjadi sorotan para wakil rakyat ini yaitu kapasitas Depot Arsip yang dianggap tidak memadai.
Mereka khawatir, jika terus diisi arsip dari OPD lainnya, beban lantai yang di desain bukan untuk digunakan sebagai ruang penyimpan ini, tidak sanggup menahan berat dan mengakibatkan ambrol. Sebab itu ia mendukung agar pembangunan Gedung Kearsipan bisa segera terealisasi.
“Kita akan minta dukungan teman-teman DPRD untuk mengawal penganggarannya,” ucap Abdul Haris beberapa waktu lalu.
