Setiap liter BBM kendaraan dinas di lingkungan Setda Samarinda kini akan meninggalkan jejak digital.
EKSPOSKALTIM, Samarinda— Pengelolaan bahan bakar minyak (BBM) kendaraan operasional di lingkungan Sekretariat Daerah (Setda) Kota Samarinda mulai dibenahi dari sisi administrasi hingga pengawasannya.
Selama ini, proses Surat Pertanggungjawaban (SPJ) BBM masih dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu sekitar tiga hingga empat minggu. Kondisi tersebut mendorong Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Samarinda, Dilan Wewengkang, menggagas Sistem Terintegrasi Pengendalian dan Akuntabilitas BBM (SITEPIAN BBM).
Sistem ini tidak hanya ditujukan untuk memangkas rantai administrasi tetapi juga membuka ruang pengawasan penggunaan BBM melalui sistem digital yang dapat dipantau secara real time.
Dilan mengatakan, SITEPIAN BBM berangkat dari persoalan panjangnya proses administrasi SPJ BBM yang selama ini dinilai berbelit-belit dan masih manual.
“Si Tepian BBM ini berangkat dari proses administrasi SPJ yang begitu berbelit-belit dan masih manual,” kata Dilan, Selasa (29/9).
Melalui sistem tersebut, proses pertanggungjawaban BBM di lingkungan Setda diharapkan lebih cepat sekaligus memperkuat tata kelolanya.
Selama ini, panjangnya tahapan SPJ membuat pencairan BBM membutuhkan waktu hingga tiga sampai empat minggu. Dengan SITEPIAN BBM, Dilan menargetkan durasi tersebut dapat dipangkas menjadi sekitar satu minggu.
“Jadi yang saat ini di mana proses SPJ-nya ini berbelit-belit, tahapnya masih panjang sekitar 3 sampai 4 minggu. Kita bisa menghemat waktu. Bisa jadi seminggu sudah bisa kita cairkan BBM ini,” jelasnya.
SITEPIAN BBM sendiri diluncurkan belum lama ini dan mulai diberlakukan pada awal Oktober 2026. Dilan menjelaskan, SITEPIAN BBM merupakan aksi perubahan yang digagasnya dalam rangka mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator.
Namun, aspek yang menjadi perhatian bukan hanya kecepatan administrasi. Sistem tersebut juga dirancang untuk memperkuat kontrol terhadap penggunaan BBM kendaraan operasional. SITEPIAN BBM mencakup pencatatan transaksi, bukti digital, verifikasi, validasi, akuntabilitas hingga monitoring melalui dashboard.
Dengan dashboard tersebut, penggunaan BBM dapat dipantau secara real time. Data pengisian BBM dapat dilihat bersamaan dengan odometer kendaraan sehingga penggunaan bahan bakar tidak hanya tercatat sebagai dokumen administrasi, tetapi juga dapat ditelusuri berdasarkan aktivitas kendaraan.
Dilan bahkan membuka kemungkinan sistem ini dikembangkan untuk perangkat daerah lain, terutama Dinas Lingkungan Hidup (DLH) yang memiliki kendaraan operasional dengan kebutuhan BBM cukup besar.
“Untuk pengembangannya nanti saya rasa ini sangat berguna. Apalagi untuk Dinas Lingkungan Hidup saya rasa perlu. Jadi kita bisa melihat berapa liter kita isi di kendaraan tersebut, odometernya kita bisa lihat,” katanya.
Menurut Dilan, sistem tersebut juga diharapkan dapat memperkecil celah penyimpangan dalam penggunaan BBM, termasuk kemungkinan penggunaan bukti transaksi yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.
“Jadi mungkin memperkecil kebocoran-kebocoran BBM yang mungkin ada struk-struk bodong, mungkin ada yang pura-pura mengisi tapi tidak,” lanjutnya.
Untuk tahap awal, penerapan SITEPIAN BBM masih dibatasi di lingkungan Setda Kota Samarinda. Seluruh kendaraan operasional Setda menjadi bagian dari sistem tersebut.
Cakupannya meliputi kendaraan dinas Wali Kota, Wakil Wali Kota, Sekda, Asisten, Staf Ahli, Kepala Bagian, hingga kendaraan operasional yang digunakan atau dipegang staf maupun pegawai lainnya.
Meski demikian, sistem tersebut tidak menutup kemungkinan diperluas ke organisasi perangkat daerah lainnya. Dilan menyebut pengembangan dapat dilakukan oleh Diskominfo Kota Samarinda karena sistem SITEPIAN BBM dibangun melalui koordinasi dengan perangkat daerah tersebut.
“Karena sistemnya dari mereka yang buat, jadi sistem ini mungkin bisa dikembangkan oleh Diskominfo untuk dipakai ke DLH juga,” pungkasnya.
